توفير الوقت مع مجلدات البحث المخصص في Microsoft Outlook

2023 مؤلف: Peter John Melton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-11-26 11:14

وعلى الرغم من أنه من المغري التفكير في مجلدات البحث المخصص مثل البحث المحفوظة ، إلا أنها في الواقع أكثر برودة من ذلك. نظرًا لأنه يتم تحديثها تلقائيًا ، فإنها تعمل في الواقع مثل المجلدات الظاهرية - على غرار ميزة التصنيفات في Gmail ، إلا أنها أكثر قوة. هل تريد مجلدًا يعرض الرسائل غير المقروءة فقط ، من شخص معين ، ولديه مرفق واحد أو أكثر؟ ليس هناك أى مشكلة.

دعونا نلقي نظرة على كيفية إعدادها.

إنشاء مجلد بحث محدد مسبقا في Outlook

يحتوي Outlook بالفعل على عدد من مجلدات البحث المحددة مسبقًا التي يمكنك استخدامها. لا يمكنك إجراء مزيد من التخصيص على أيٍّ من هذه ، ولكن من المفيد إلقاء نظرة عليها أولاً في حالة تغطية احتياجاتك.

للبدء ، ستجد مجلدات البحث في أسفل قائمة المجلدات في ملف بيانات Outlook على الجانب الأيسر من النافذة. يحتوي كل ملف بيانات على مجلد البحث الخاص به ، لذلك إذا كنت تستخدم Outlook للتحقق من أكثر من حساب واحد ، فيمكنك إعداد مجلدات بحث مختلفة لكل مجلد.

هنا ، نحن بصدد إنشاء مجلد بحث جديد يعرض بريدًا غير مقروء. إنه مجلد بحث فائق سهل الاستخدام ، لأنه يعرض جميع رسائل البريد غير المقروءة ، بغض النظر عن المجلد الذي تم تخزينه فيه. انقر فقط على مجلد البحث الذي ترغب في إنشائه ، ثم اضغط على الزر "موافق".

إنشاء مجلد بحث مخصص في Outlook

تمنحك مجلدات البحث المخصص معايير إضافية لا تتضمنها مجلدات البحث المحددة مسبقًا - يمكنك البحث إلى حد كبير في أي حقل تحتوي عليه رسالة Outlook. الأهم من ذلك ، يمكنك إنشاء مجلد بحث مخصص يستخدم معايير متعددة لتحديد الرسائل. على سبيل المثال ، قد يكون لديك رسالة عرض واحدة فقط من أشخاص معينين ولديهم كلمات محددة في سطر الموضوع.

لإنشاء مجلد بحث ، قم بالتبديل إلى علامة التبويب "مجلد" على الشريط ، ثم انقر فوق زر "مجلد البحث الجديد".

تحتوي علامة التبويب "الرسائل" على معايير أساسية تسمح لك بالبحث عن كلمات محددة في الموضوع أو نص الرسالة والمرسلين والمستلمين. يمكنك أيضًا تقييد البحث على الرسائل حيث تكون الشخص الوحيد في السطر "إلى" أو على سطر "إلى" أو "نسخة إلى" مع أشخاص آخرين.

ويمكنك أيضًا تحديد نطاق زمني للرسائل بناءً على وقت استلامها وإرسالها وتعديلها وما إلى ذلك. لذلك ، على سبيل المثال ، يمكنك عرض الرسائل التي تم استلامها في آخر سبعة أيام فقط.

توفر علامة التبويب "خيارات إضافية" المزيد من المعايير لتضييق نطاق البحث. يمكنك البحث عن طريق الرسائل في فئات معينة ، أو تلك غير المقروءة أو التي تحتوي على مرفقات ، حسب أهمية الرسالة ، أو تلك التي تم وضع علامة عليها أو لا ، وحتى بالحجم الفعلي للرسالة. هذا الأخير يمكن أن يكون مفيدا لإيجاد وحذف المرفقات الكبيرة ، بالمناسبة.

بشكل افتراضي ، سيتم سحب البحث المخصص الذي تقوم بإنشائه من جميع المجلدات في ملف بيانات Outlook الخاص بك. إذا كنت ترغب في تحديد ذلك إلى مجلدات معينة فقط ، انقر فوق الزر "استعراض".

• الرسائل من وإلى رئيسك في العمل
• الرسائل التي تحتوي على إشارات متابعة لم يتم حلها حسب الفئة (على سبيل المثال ، يمكنك البحث عن العناصر التي لم يتم حلها في الفئة الشخصية)
• رسائل ذات أهمية عالية
• الرسائل من وإلى العميل (يمكنك أيضًا استخدام نطاقه بالكامل في مربع البحث واختيار البحث في جميع الحقول)
• الرسائل ذات المرفقات والتي تتجاوز حجمًا معينًا (رائعة للتخلص من المرفقات الكبيرة وتقليل حجم ملف البيانات)

وهذا فقط يخدش السطح. إذن ، ما أنواع مجلدات البحث التي تنشئها؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات!