تقييد وحماية المستندات والقوالب

2023 مؤلف: Peter John Melton | [email protected]. آخر تعديل: 2023-11-26 11:14

ملاحة المدرسة

1. استخدام القوالب لضمان التنسيق العام والتنسيق
2. الحفاظ على المسار من التغييرات التي أدخلت على وثيقة
3. استخدام التعليقات على الإشارة إلى التغييرات في المستند
4. تقييد وحماية المستندات والقوالب
5. إصدار ، مقارنة ، وجمع الوثائق

على الرغم من أنك قد ترغب في قيام المراجعين الآخرين باقتراح تغييرات وإجراء تعليقات على مستند ، فقد يكون هناك أوقات تريد فيها تقييدهم من إجراء التحرير وتغيير التنسيق.

علاوة على ذلك ، قد تحتاج إلى فرض كل تعقب التغيير أو الحد من المراجعين للتعليق فقط. الهدف الأساسي من ذلك هو التأكد من أنه لا يمكن تغيير المستند بطريقة لا تتوافق مع رؤيتك أو أسلوبك.

في هذا الدرس ، سنوضح لك كيفية تقييد تنسيق وأنواع التعديل التي يمكن أن يقوم بها المراجعون الآخرون في مستندك. بمجرد اقتراب المستند من الحالة النهائية ، يمكنك وضع علامة عليه كأنه نهائي لتجنب إجراء تغييرات غير مقصودة.

بالإضافة إلى ذلك ، قد ترغب في تقييد الوصول إلى المستند الخاص بك لتضمين فريقك من المراجعين فقط. سنوضح لك كيفية حماية كلمة مرور المستند. بعد ذلك ، يمكنك إخبار فريقك فقط بكلمة المرور ولن يتمكن أي شخص آخر من فتح المستند.

سنبدأ الأمور من خلال تعريفك بتقييد التنسيق في مستند.

تقييد التنسيق في وثيقة

عند توزيع مستند للمراجع الأخرى ، قد لا ترغب في تغيير تنسيق المستند. يسمح لك Word بتقييد كافة أو بعض السمات والأنماط ، بالإضافة إلى السماح للمراجعين بتغيير بعض السمات والأنماط. للقيام بذلك ، انقر فوق "تقييد التحرير" في قسم "الحماية" من علامة التبويب "مراجعة".

انقر فوق "لا" للاحتفاظ بالأنماط غير المسموح بها في المستند.

تقييد التحرير في وثيقة

بالإضافة إلى تقييد تنسيق المراجعين للمستند ، يمكنك أيضًا تقييد نوع مراجعي التحرير الذين يمكنهم إجراءه في المستند. في الجزء "تقييد التحرير" ، حدد خانة الاختيار "السماح فقط بهذا النوع من التحرير في المستند" وحدد خيارًا من القائمة المنسدلة للإشارة إلى نوع التعديل الذي تريد السماح به في المستند. يمكنك السماح للمراجعين الآخرين بتعقب التغييرات فقط أو إدخال التعليقات أو ملء النماذج. يمكنك حتى تقييد المستند بحيث يمكن للآخرين فقط قراءته وإجراء أي تغييرات.

يمكنك أن تسأل ما الفرق بين تقييد التحرير على التغييرات المتعقبة فقط والاحتفاظ بـ "تعقب التغييرات" مقفلًا ، كما هو موضح في الدرس 2. لا يوجد فرق في الواقع ؛ الوظيفة هي نفسها. يمكنك استخدام أيهما أسهل بالنسبة لك.

لاحظ أن كلمة المرور ليست ضرورية ولا تحمي الوثيقة بالكامل (الوثيقة غير مشفرة). إنه يساعد ببساطة على منع الأشخاص من إيقاف قيود التنسيق والتعديل.

"لم يتم إعداد جهازك لإدارة حقوق المعلومات (IRM). لإعداد IRM ، قم بتسجيل الدخول إلى Office ، افتح رسالة أو مستند IRM محمي موجود ، أو اتصل بمكتب المساعدة الخاص بك."

بمجرد فرض القيود ، تعرض لوحة "تقييد التعديل" النص المناسب الذي يسمح للمراجع بإجراء مهام التحرير والتنسيق المسموح بها فقط.